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Es gibt viele Möglichkeiten PDFs dynamisch zu erstellen

Sparen Sie Druck- und Versandkosten.
Stellen Sie dem Anwender immer aktuelle PDF-Dokumente zur Verfügung.

Je nach Anwendungsfall können die Inhalte des PDFs per Anwenderaktion (per Klick auf einen Link oder per Absenden eines Formulars) oder per Cronjob* generiert werden.

PDFs sind weit verbreitet und können von nahezu jedem Betriebssystem aus geöffnet werden. Das PDF-Format hat den Vorteil, dass Inhalte formatiert dargestellt werden können und für jeden Anwender/Betrachter genau so aussehen, wie Sie es wünschen.

Die möglichen Inhaltselemente sind vielfältig

  • Fotos wie z.B. Mitarbeiter- oder Artikelfotos
  • Grafiken wie z.B. Firmenlogos oder schematische Darstellungen
  • formatierte Texte (verschiedene Schriftarten und Farben, groß, klein, fett, kursiv usw.)
  • Links (Internetseiten, Emailadressen)
  • Tabellen
  • und vieles mehr

Sie wissen bestimmt was gemeint ist, wie PDFs aussehen können. Alles das kann auch dynamisch erzeugt werden. Generell gilt auch hier „weniger ist mehr“. Schütten Sie den Anwender nicht mit Informationen zu, geben Sie ihm nur die für ihn relevanten Informationen.

Was ist alles möglich?
Hier einige Beispiele und Ansätzen als Inspiration für Sie.

Fotos, Logos, EAN Barcode, Dotmatix

Wie schon erwähnt können neben Text auch grafische Elemente in PDFs eingebracht werden. Diese können auch in Abhängigkeit der Daten ausgewählt werden. Die Firma DMV Diedrichs Markenvertrieb besucht Kunden im Auftrag verschiedener Partner. Hier werden zum Beispiel in die Artikellisten, die sich ein Außendienstmitarbeiter als PDF erstellen kann, das Firmenlogo des jeweiligen Partners „eingedruckt“. Oder, im Großkundenportal der Automobilgruppe Siebrecht werden die Ansprechpartner mit Fotos in ein Kontaktübersichts-PDF ausgegeben. Hier erfolgt sogar die Auswahl der Ansprechpartner über die Benutzeranmeldung (im System ist der Benutzer einer Kundengruppe und die Mitarbeiter den Kundengruppen zugeordnet).

Aus Daten wie z.B. Artikelnummern können EAN-Barcodes dynamisch generiert und ins PDF eingebracht werden. Dotmatix-Codes sind aus alphanumerischen Zeichen erzeugbar. Diese, z.B. auf Belege ausgedruckt, können die für eine automatisierte Archivierung notwendigen Daten enthalten. Dieses geschieht bei der Erstellung in Sekundenbruchteilen, so dass der Anwender davon gar nichts merkt. Für ihn sieht es so aus, als ob er ein gespeichertes PDF öffnet.

Komplexe Formular-Darstellungen sind möglich

In den von uns schon umgesetzten Fahrzeugmietportalen werden die Mietverträge als PDF erstellt. Alle Daten zum Mieter, die Auswahl des Fahrzeugs und des Zeitraumes werden über die Weboberfläche aufgenommen und im System, in der Datenbank gespeichert. Beim Erzeugen des PDFs werden alle relevanten Daten On-The-Fly aus der Datenbank geholt (Vermieter- und Mieterdaten, Mietzeitraum und die Fahrzeugdaten, wie km-Stand und eventuell schon bekannte Schäden) und in den hinterlegten Mietvertrag „eingedruckt“. Es werden hier gleich drei Seiten in einem PDF-Dokument angelegt (je ein Exemplar für Mieter und Vermieter und das „Kleingedruckte“, die Mietvertragsbedingung) und zum Ausdruck geöffnet. Lediglich die Unterschriften sind noch „manuell“ zu machen und der Papierkram ist erledigt.

Die Rücknahme des Fahrzeuges erfolgt wieder über die Weboberfläche. Anschließend wird eine Rechnung oder ein Kassenbeleg per PDF erzeugt. In diese können dynamisch auch EAN-Barcodes „eingedruckt“ werden, welche an der Kasse einfach gescannt werden.

Fahrzeugmietvertrag als PDF dynamisch erstellt (Beispiel hagebaumarkt)

Berechnungen während der Generierung sind möglich

Die Fahrzeugvermietung wieder als Beispiel. Während der Erzeugung des PDFs werden die einzelnen Positionen, wie auch der Endbetrag errechnet. Wie viele km sind zu welchem Preis zu bezahlen, wie viele Stunden oder Tage werden berechnet? Wurde ein günstiger Wochenendtarif oder eine Langzeitmiete in Anspruch genommen? Wurde bei Mietbeginn eine Kaution hinterlegt, welche von der Endsumme abgezogen werden muss? Alle errechneten Werte werden automatisch an die richtige Stelle in der Rechnung eingetragen.

Oder denken Sie an Umsätze, welche nach Kunden, Kundengruppen, Verkäufer, Gebiete, Artikelgruppen, oder, oder, oder, summiert dargestellt werden sollen.

Inhalte in Abhängigkeit vom Benutzer

Wie an anderer Stelle schon beschrieben, ist es möglich Zugangsberechtigungen anhand des Benutzerlogins auszulesen. Diese lassen sich natürlich auch bei der dynamischen PDF-Erstellung, also bei On-The-Fly erzeugten PDFs berücksichtigen.

Zeigen Sie beispielsweise dem Benutzer seinen persönlichen Ansprechpartner mit Foto, Emailadresse, Durchwahl.

Drucken Sie das Firmenlogo je nach Zugehörigkeitsgruppe. Ist der angemeldete Benutzer Händler oder Endkunde? Geben Sie ihm seine Preise, seine Artikelrabatte, die bestellbaren Verpackungseinheiten – die für ihn wichtigen und richtigen Informationen.

Lieferprogramme als PDF dynamisch erstellen

Inhalte in Abhängigkeit von Benutzereingaben

In der Weboberfläche vom Anwender vorgenommene Filterungen und Sortierungen können auch beim Erstellen des PDF mit berücksichtigt werden. So bekommt der Betrachter im PDF das Gleiche, wie er auf dem Bildschirm ausgewählt hat.

Daten, wie Name, Anschrift usw., die über eine Onlineerfassungsmaske eingegeben und in ein PDF-Formular übernommen werden, haben Sie bestimmt auch schon mal gesehen. Wie z.B. bei den Mieterdaten in dem von uns umgesetzten Miettransporter-Buchungsportal für die hagebau-Baumärkte.

Es ist aber auch möglich, dass der Benutzer sich ein PDF per Klick zusammenstellen kann.
So kann sich z.B. der Außendienstmitarbeiter der DMV Diedrichs Markenvertrieb GmbH per setzen von Haken (Checkboxen) ein PDF individuell für die Besuchsvorbereitung zusammenstellen. Er kann pro Kunde die Kundendaten inkl. dem Besuchsbericht des letzten Besuches und die Artikellistungen aller, dem Kunden zugewiesenen Auftragspartner zusammenstellen. Bei den Artikellisten wird auch das jeweilige Logo des Partners im PDF mit ausgegeben.
Mitarbeiter der Automobilgruppe Siebrecht können sich verschiedene Dokumente zu einer Fahrzeugbestellung zu einem PDF zusammenklicken. Bei Dokumentenarten, bei denen aus mehreren verschiedenen Varianten nur eins gewählt werden darf, kommt eine 1-aus-n-Auswahl zum Einsatz.

Automatisieren

Auch bei der PDF-Erstellung vertreten wir den Ansatz möglichst vieles zu automatisieren was sinnvoll ist. Tages-, Wochen-, Monats-, Jahresübersichten, Zusammenfassungen, Provisionsabrechnungen usw. können per Crobjob* automatisch generiert und anschließend per E-Mail verschickt werden. Einmal eingerichtet läuft es dann voll automatisch und pünktlich.

Viele Seiten – kein Problem

Von uns umgesetzte Systeme haben schon PDF-Dokumente mit mehreren 100 Seiten erzeugen.

Denken Sie zum Beispiel an Inventurlisten, schön lesbar formatiert, zum Ausfüllen des gezählten Bestandes. Hier könnte neben der Artikelnummer und der Artikelkurzbezeichnung auch der Lagerort und der Soll-Bestand, der laut dem Warenwirtschaftssystem da sein müsste, ausgegeben werden.

Oder denken Sie an ein PDF Ihres gesamten Lieferprogramms inkl. den Datenblätter zu allen Artikeln. Einfach per Klick oder voll automatisiert aus bestehenden Daten erstellt (Daten, die in Datenbanken Ihrer Systeme schon vorhanden sind).

Für ein einheitliches Aussehen können gleiche Kopf- und Fußzeilen z.B. mit Logo und fortlaufende Seitennummern integriert werden.

Produktdatenblatt mit Fotos als PDF dynamisch erstellen

Die Möglichkeiten und Einsatzgebiete von dynamisch erzeugten PDF-Dokumenten sind vielfältig. Ob die Aufnahme einer Bestellung per ausgedruckten PDF erfolgen sollte oder besser über eine App, das steht auf einem anderen Blatt.

Wir hoffen Ihnen einige Ansätze und  Ideen der Möglichkeiten zu PDFs gegeben zu haben.

An dieser Stelle sei auch erwähnt, dass nicht für alle Daten bzw. Anforderungen das PDF-Format das Beste ist. Für Daten mit den man weiterarbeiten möchte (z.B. sortieren, filtern usw.) kann man zusätzlich einen Excel-Export dem Anwender anbieten. PDFs sind auch nicht geeignet für den Import, die Weiterverarbeitung in anderen Systemen – hierfür sind csv- oder XML-Dateien besser geeignet.

*Ein Cronjob ist ein Automatismus, welcher zu festgelegten Zeiten/Turnus automatisch vom Webserver ausgeführt wird. Zum Beispiel alle 10 Minuten, stündlich, 1x am Tag, 1x im Monat. Zur definierten Zeit ruft der Cronjob ein Script auf, welches im Hintergrund abgearbeitet wird. Hiermit können z.B. Daten verarbeitet, importiert, exportiert und auch PDF-Dokumente generiert und (zum Abrufen durch den Benutzer) gespeichert werden.

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2018-05-08T16:56:08+00:00